Mein.STB-FELDBACH

 

Zurück

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: 4 Praxis-Tipps zur "Schredder-Aktion"

News vom 26.8.2019

Wie Sie den Medien entnehmen konnten, war kürzlich die „Schredderaktion“ eines Mitarbeiters von Ex-Bundeskanzler ÖVP Obmann Sebastian Kurz in aller Munde. Wir informieren Sie zu den sich dabei aufwerfenden Fragen.

1. Allgemeines: Geschredderte Unterlagen und Aufbewahrungsfristen

Zahlreiche abgabenbedeutsamen Unterlagen sind aufzubewahren, entweder in Papierform oder durch Erfassung auf Datenträgern. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt gem. § 132 Bundesabgabenordnung 7 Jahre. Während dieser Zeit sollte eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet sein. Dies verlangt § 132 Bundesabgabenordnung.

Unser Tipp für die Praxis

Voraussetzung der ausschließlich elektronischen Aufbewahrung ist es, dass auch nach mehreren Programm-Updates unverändert ein vollständiger, inhaltsgleicher und urschriftgetreuer Ausdruck für die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.

2. Was passiert, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren zu Ende ist? Können Lohnkonten dann problemlos vernichtet werden?

Bei Lohnkonten ist das nicht immer der Fall. Hintergrund ist der, dass Lohnkonten und andere abgabenrechtlich Unterlagen länger als 7 Jahre aufzubewahren sind, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige (Beschwerde)Verfahren von Bedeutung sind.

3. Stellt es ein Problem dar, wenn auch Jahre nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist die Unterlagen aus der Personalverrechnung aufbewahrt werden?

Hierbei ist zu beachten, dass das Datenschutzrecht Datenspeicherungen nur solange zulässt, als dies für die Verrechnung und/oder – zB im Arbeitsrecht – für die Geltendmachung eines Anspruches oder der Abwehr eines zu Unrecht erhobenen arbeitsrechtlichen Anspruches erforderlich ist. Danach besteht eine Löschpflicht.

Es hängt also auch wesentlich von den konkreten Unterlagen bzw Daten ab.

4. Was sind die Konsequenzen einer mangelhaften Aufbewahrung?

Konsequenzen können sich insofern ergeben, als die Behörde bei fehlender oder mangelhafter Aufbewahrung und in diesem Zusammenhang fehlender Bemessungsgrundlagen für die Abgabenberechnung eine Schätzung vornehmen kann. Damit die Behörde aber auch tatsächlich schätzen darf, muss es unmöglich sein, die Besteuerungsgrundlagen zu ermitteln bzw zu berechnen, zB weil die entsprechenden Grundlagen nicht aufbewahrt oder aus sonstigen Gründen nicht vorhanden sind.

Keine Schätzungsbefugnis wird ausgelöst, wenn bloße "Schwierigkeiten" sachlicher oder rechtlicher Natur, die bei der Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen bestehen ? weil zB die genaue Berechnung viel Zeit, Arbeit und Mühen kostet (z. B. VwGH 13. 9. 2006, 2002/13/0105). Des Weiteren führt eine Verletzung einer Mitwirkungspflicht nicht zu einer Schätzungsbefugnis, außer die Pflichtverletzung führt zu der Unmöglichkeit einer genauen Ermittlung bzw Berechnung der Besteuerungsgrundlagen.

Für Fragen unserer Klienten sind wir gerne in Graz und in Rosental telefonisch unter 0316 386001 0 bzw per Mail unter graz@hoferleitinger.at erreichbar. Klienten der Steuerberatung Feldbach erreichen uns unter der Telefonnummer 03152 4167 0 bzw per Mail unter office@stb-feldbach.at.

Sie sind noch kein Klient? Dann nutzen Sie unser Telefon-Abo! Erfahren Sie hier mehr!